Question-storming: công cụ quản trị cho nhà quản lý

.

Question-storming: công cụ quản trị cho nhà quản lý

Đức Tâm

(TBKTSG) - Bên cạnh brainstorming, question-storming là một công cụ mà các nhà quản lý có thể nghĩ đến khi cần tìm lời giải cho các bài toán đang gặp phải. Nói nôm na, question-storming là phương pháp mọi người cùng động não để đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt xoay quanh vấn đề cần giải quyết.

Để rõ hơn, xin phân tích qua ví dụ sau. Anh A là giám đốc điều hành của một công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm. Anh muốn xây dựng văn hóa học tập cho doanh nghiệp của mình nhưng triển khai nhiều tháng qua mà không đạt hiệu quả. A đem vấn đề này trao đổi với nhóm bạn hoạt động cùng ngành để nhờ chia sẻ, tư vấn.

Trong trường hợp này, nếu dùng công cụ brainstorming (tạm dịch: phương pháp hội ý, nhiều người cùng động não và đưa ra ý tưởng), có thể những người bạn của anh A sẽ đưa ra những giải pháp mà họ biết, ví dụ như cần phải xây dựng thư viện học tập; phải có ngân sách cho nhân viên tham gia các khóa học trực tuyến; mời diễn giả về công ty nói chuyện truyền cảm hứng, tạo động lực; xây dựng chỉ tiêu dành cho học tập và đưa vào bản đánh giá để xét thưởng định kỳ... Với question-storming, cách tiếp cận sẽ khác. Thay vì tìm lời giải, các câu hỏi sẽ được đặt ra. Từng người một sẽ lần lượt đặt các câu hỏi cho anh A.

Mỗi người, tùy theo giả định của mình, sẽ đặt ra những câu hỏi khác nhau. Ví dụ như anh B, dựa trên lý thuyết tứ lực (gồm động lực, áp lực, nguồn lực, năng lực), sẽ đặt các câu hỏi dành cho anh A kiểu như: nhân viên sẽ được gì nếu họ tham gia các khóa học do công ty tổ chức? Nếu không tham gia các khóa học, họ có bị điểm trừ trong đánh giá thi đua? Ngân sách công ty dành cho việc xây dựng học tập như thế nào? Các khóa học có phù hợp với năng lực tiếp nhận của nhân viên? Nó có quá khó hoặc quá dễ?

Sau anh B, anh C - một người bạn khác của anh A, muốn làm rõ lý do tại sao bạn mình muốn xây dựng văn hóa học tập, có thể đưa ra những câu hỏi khác như tại sao anh muốn xây dựng văn hóa học tập? Chẳng phải trước giờ, không có văn hóa học tập, công ty hoạt động vẫn tốt đó sao? Với anh, như thế nào một công ty có văn hóa học tập tốt?

Với mỗi câu hỏi bạn mình đặt ra, anh A đều đưa ra câu trả lời. Dĩ nhiên có câu hỏi anh trả lời được, có câu hỏi không. Nhưng không sao, các câu hỏi khác vẫn cứ tiếp tục đặt ra cho đến khi mọi người không còn câu hỏi nào khác. Một người, qua lượt đặt câu hỏi của mình nhưng có thêm thắc mắc mới từ thông tin có được thông qua các câu hỏi của người khác vẫn có thể tiếp tục đặt ra những câu hỏi mới.

Điểm hay của phương pháp trên là những người bạn của anh A, thông qua những câu hỏi của họ, giúp anh nhìn rõ hơn vấn đề mình đang gặp từ nhiều góc độ tiếp cận khác nhau.

Tìm câu hỏi xuất sắc

Thông thường, theo Hal Gregersen, một chuyên gia trong lĩnh vực đổi mới sáng tạo, Giám đốc trung tâm lãnh đạo thuộc Viện Công nghệ Massachusetts, sau khi đạt đến 25 câu hỏi, mọi người có xu hướng dừng lại và cho rằng mình chẳng còn câu hỏi nào khác. Tuy vậy, Gregersen khuyên mọi người trong nhóm nên tạo ra ít nhất 50 câu hỏi và rồi những câu hỏi xuất sắc sẽ đến (tham khảo thêm https://www.fastcompany.com/3056318/how-the-most-successful-people-ask-questions).

Trong buổi question-storming nêu trên, có một câu hỏi khiến anh A ngập ngừng khá lâu trước khi phản hồi. Một bạn tò mò “Mỗi tuần anh có cam kết dành một khoảng thời gian cố định để tự học một lĩnh vực mới, hoặc đơn giản một điều gì đó mới mẻ?”. Câu trả lời cho thấy anh A chưa có cam kết hành động cụ thể. Rõ ràng, câu hỏi vừa nêu đủ sức nặng để kéo sự chú ý của A về chính bản thân mình trước khi hướng ra toàn thể nhân viên bên ngoài.

Một buổi question-storming như vậy cần chốt lại bằng cách chọn ra ít nhất là ba câu hỏi quan trọng để làm rõ và đề ra kế hoạch thực hiện. Nếu không có cam kết thực hiện, các câu hỏi dễ bị trôi đi.

Question-storming có thể áp dụng cho một nhóm những nhà quản lý chơi chung cùng nhau nhưng khác công ty; cũng có thể thích hợp dùng cho các công ty khởi nghiệp vì cấu trúc doanh nghiệp còn phẳng, khoảng cách giữa nhân viên và người sáng lập còn gần. Với doanh nghiệp đã hình thành và phát triển sau một thời gian nhất định, việc đặt ra câu hỏi, đặc biệt trong tình huống cấp dưới đặt câu hỏi cho cấp trên, không hẳn lúc nào cũng dễ thực hiện. Trong trường hợp đó, vai trò của cấp trên trong việc giải tỏa tâm lý cho cấp dưới, tạo không khí thoải mái trong buổi làm việc rất quan trọng. 

Nguồn: www.thesaigontimes.vn